ChatGPT 4.0は、TCライティングに活用できるか（２）- ChatGPT 4.0はTCについて何と答えるか？

2024年2月29日2024年5月1日

　ChatGPT 4.0を入手しました。ここからは、前回、準備した内容でテクニカルライティングについてChatGPT 4.0に質問をしていくことにします。まず、全体のプロジェクトの説明をしていきます。
　今回の記事では、2024年1月17日から1月18日の2日間に確認した内容について順を追ってご紹介いたします。また、ChatGPT 4.0とのやりとりは英語で行っていますが、ここでは日本語訳を基本に紹介します。原文へのリンクを用意しましたので、合わせてご確認ください。

ChatGPT 4.0は、TCライティングに活用できるか
これまでの記事：
（１）何を検証していくのか
（２）ChatGPT4.0はTCについて何と答えるか？（この記事）
（３）カスタム生成AI TechWrite Guruの誕生（2024.4公開）

2024/1/17

ChatGPTへの質問1

（原文はこちらへ）
　私は、あなたにテクニカルライティングの技術を身につけてもらおうと考えています。そして、あなたにマニュアルなどのドキュメントを書いてもらいたいおうと思っています。これが、あなたの最終タスクです。もちろん、それぞれのドキュメントのベースになる素材は私が用意します。それらの素材を基に、簡潔でわかりやすいドキュメントを作成できるようになってください。
　そのために、テクニカルライティングの基本的なルールから細かなルールまでを身につけてもらいたいです。これが、あなたの最初のタスクです。まず、私は、あなたがテクニカルライティングについてどのくらい知識を持っているか知りたいです。あなたが知っているテクニカルライティングのルールを、一つひとつ教えてください。

ChatGPTからの回答1

（原文はこちらへ）
　テクニカルライティングは、複雑な情報を明快で簡潔で簡単に理解できる方法で伝えることを目的としたコミュニケーションです。これは、科学、エンジニアリング、テクノロジー、そして、詳細かつ正確な情報を伝達する必要があるその他の分野でよく使用されています。

テクニカルライティングの重要なルールと原則をいくつか紹介します。：

Know Your Audience: ドキュメントのターゲットリーダーを知る。それにより、ドキュメントの構成や内容も変わってきます。
Clarity: 明快でわかりやすくを基本とします。状態説明でも操作説明でも、曖昧さを避け、具体的に書くようにします。
Brevity: 簡潔に書きます。情報を伝えるために必要な最小限の言葉を使用してください。
Accuracy: すべての内容を正確に書きます。特にマニュアルでは、不正確さは誤解のもとであり、危険さえも招きかねません。
Logical Organization: 情報は、論理的に構成します。情報は、直線的に、時系列で、または階層化して構成することも考えるようにします。
Use of Active Voice: 受動態よりも能動態のほうが、直接的であり、わかりやすいことが多いです。　(訳注：これは「行為者を主語にする」と同じ)
Consistency: ドキュメントを通して、用語や書式やスタイルに一貫性を持たせます。
Accessibility: すべての読者層がドキュメントを読めるようにします。(訳注：アクセシビリティー)
Visual Elements: 図などのグラフィックを援用してテキストをわかりやすくします。
Revision and Editing: 明快さや正確性や簡潔さを進めるために、改訂と校正を重ねます。
Feedback and Testing: 可能ならば、実際のユーザーからフィードバックをもらい、ドキュメントを改善します。
Compliance with Standards: 分野や目的によっては、テクニカルライティングは、特定の業界標準や規制に合わせる必要があったりします。
Jargon and Technical Terms: 専門用語を適切に使い、読者がその用語を知らない場合は、専門用語に説明を加えるようにします。
Purpose-Driven Writing: 常にドキュメントの目的が何かを意識する必要があります。
Cultural Sensitivity: 特に世界中の読者を対象として書いているときは、文化の違いを意識します。

　これらのルールは、いずれも優れたテクニカルライティングの基本ですが、それぞれの具体的な適用はドキュメントのコンテキストや目的に応じて大きく異なります。

ChatGPT 4.0が挙げたテクニカルライティングの要素に対する感想

　テクニカルライティングというよりも、ライティング全般に関するヒントのほうが多いように思います。これはこれまでに見てきたChatGPT 3.5とBing AIと同様の傾向です。そのほとんどが、ドキュメントをわかりやすくするためのライティングに共通した一般的な説明です。以下に、前回書き出したテクニカルライティングのルールをお見せします。

＊赤字のところは、ChatGPT 4.0の回答と同じ内容のものです。

□テクニカルライティングの基本ルール

文章の目的を決め、その構成を決める
ターゲットリーダーを特定する (ペルソナ)

□テクニカルライティングの具体的なルール

センテンス

ライティングは、3 C (Clear, Correct, and Concise)を心がける
1文で複数のことを説明しない　
長文は短文のパラグラフに分解する (操作説明、状態説明どちらも45字を目安とする)
1文1義(トピックまたはタスク)を心がける
操作説明では、行為者を主語にする (Who does what to whomを明示する→能動態を使用する)
行為を名詞化(Nominalization)しない　行為は動詞で表現する
操作説明ではできる限り肯定文で表現する
条件節は先出しする
句動詞は使用しない
長い単語やフレーズは短い単語に置き換える
修飾語や強意語は使用しない

パラグラフライティング

視点を一定にする
説明する内容によって書き方を変える (操作説明[タスク]と状態説明[トピック])
1パラグラフ1トピックを心がけるトピック文とサポート文
説明する順序　「時系列」、「既存情報から新規情報へ」など
並列関係にあるものは、並列であることを文法で明示する(パラレリズム)
不必要な同義語や類似句を避けるために、一貫したキーワード/用語を使う
遷移語(接続語)を効果的に使う
箇条書きを活用する

次に、ChatGPT 4.0の説明に対して、気になったところを、再度、質問してみます。

2024/1/18 – 1回目

ChatGPTとの質問2と回答2

・ChatGPTへの質問2の原文はこちらへ
・ChatGPTからの回答2の原文はこちらへ

Q. 昨日はテクニカルライティングについて質問しました。あなたから、その質問に対してご説明してもらいました。今日は、あなたから説明してもらったことをさらに説明していただきたいと思います。

・あなたは、先回、テクニカルライティングについて、Clarityを挙げていました。曖昧さを避けて具体的に書くことでClarityを向上させるということですが、曖昧さを避けたり具体的に書いたりするための具体例をいくつか挙げてもらえないでしょうか。

A. あなたの質問は、テクニカルライティングの内容を深く掘り下げ、重要な原則を強調し、より詳細な説明と例を求めています。それぞれのポイントについて説明していきましょう。：

1. Clarity: Avoiding Ambiguity and Writing Specifically　明快さ：曖昧さを避け、具体的に書く
曖昧さを避けたり、具体的に書くための具体例を挙げます。

Use Precise Words: より正確な代替語を使用します。たとえば、「少し」と言う代わりに、「3つ」のように正確な数字を指定します。
Avoid Jargon: 専門用語を避けて一般的な用語を使用します。「このデバイスは光起電力機構で動作します」と書く代わりに、「このデバイスは太陽光発電で動作します」と言います。
Active Voice: 能動態で表現します。「手順は技術者によって実行されます」の代わりに、「技術者が手順を実行します」と言います。

また、Brevityを実現するための手法の具体例をいくつか挙げてもらえないでしょうか。

2. Brevity: Methods to Achieve It　簡潔さ：目的を達成するための方法

Eliminate Redundant Words: 不要な語を削除します。「事前計画」の代わりに「計画」と言ってください。
Use Short Sentences: 長文は短文に分けます。長い文章を短く、扱いやすいものに分割します。
Bullet Points and Lists: 箇条書きを使用します。

ClarityとBrevityとAccuracy挙げていますが、これはClear、Concise、Correctの3Csと呼んだほうが一般的ではありませんか？問題の本質というわけではないので、ご参考までに申しあげました。

3. The “3Cs”: Clear, Concise, Correct　明快で、簡潔で、正確に
はい、「Clear(明確)、Concise(簡潔)、Correct(正確)」(3C)はテクニカルライティングの一般的なフレームワークです。「Clarity(明確さ)、 Brevity(簡潔さ)、 Accuracy(正確さ)」と同義で、同じ原則を少し異なる表現で強調しています。

・Logical organizationのところで、Logical organizationを実現するための手法としてlinear mannerとchronological mannerとhierarchical mannerの3つを挙げていましたが、もっとほかにもあるのではないでしょうか。たとえば、空間の順序とか重要なものからとか既知から未知へとかです。

4. Logical Organization: Beyond the Basic Three　情報は論理的に構成する
その通りです。情報を論理的に整理する方法は他にもあります。

Spatial Order:空間順: 情報が空間内に配置または配置されるように情報を整理します (例: デバイスを上から下に説明するなど)。
Importance Order: 重要なものから: 最も重要な情報から始め、それほど重要でないものを移動します。
Known to Unknown: 既知から未知へ: 新しい、不慣れな概念を説明する前に、慣れ親しんだ概念から始めます。このアプローチは、理解を徐々に深めるのに役立ちます。

・Consistencyのところで、”Be consistent in terminology”ということですが、こう書くよりもkeywordsといったほうが直接的でわかりやすいのではないでしょうか。

5. Consistency: Terminology and Style 用語やスタイルの一貫性

Terminology as ‘Keywords’: 用語やスタイルの一貫性: ドキュメント全体で一貫した用語または「キーワード」を使用することで、読者は議論されている概念をはっきりと理解できます。
Style Consistency:用語やスタイルの一貫性: これは、ドキュメント全体で統一されたトーン、表現、およびフォーマットを維持することを意味します。例えば、フォーマルなトーンで始めた場合は、それを一貫して維持します。

また、Consistencyのところで、”Be consistent in style throughout the document”とありますが、これは具体的にはどういうことでしょうか。テクニカルライティングの手法にparallelismという手法がありますが、このparallelismのことでしょうか？

・Parallelismについて、その基本的な考え方と、具体例を幅広く挙げてください。

6. Parallelism: Importance and Examples パラレリズムの重要性
パラレリズムは、明快さと読みやすさのために重要です。文章内または文章間で類似の要素に対して類似の構造を使用します。

Basic Idea:パラレリズムの基本的な考え方: リストを動詞で始める場合、すべての項目は動詞で始まる必要があります。例えば、「In the morning, I plan to run, eat breakfast, and check emails.（朝はランニングをして、朝食を食べて、メールをチェックする予定です。）」
Examples: 例
- Lists: 「He likes running, swimming, and biking.（彼はランニング、スイミング、サイクリングが好きです。）」
- Comparisons: 「She is talented in singing, dancing, and playing the piano.（彼女は歌ったり、踊ったり、ピアノを弾いたりする才能があります。）」

・Accessibilityについては、Inclusive designとどう異なるのか、教えてください。

7. Accessibility vs. Inclusive Design　アクセシビリティーとインクルーシブデザイン（共用品設計）

Accessibility:アクセシビリティー：障害を持つユーザーがコンテンツを利用できるようにすることに重点を置いています。これには、スクリーンリーダーの互換性、画像の代替テキスト、およびクリアフォントの選択が含まれます。
Inclusive Design:インクルーシブデザイン：年齢、能力、バックグラウンドに関係なく、できるだけ多くの人がアクセスして利用できるコンテンツをデザインすることに重点を置きます。

注：アクセシビリティーとインクルーシブデザインは、同じものだと思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、この２つの差は、上記の説明のとおりです。（中村）

・Cultural sensitivityについて、cultural differencesでの誤読を避けるためにはどういったことに気をつけるべきでしょうか。具体的に例を挙げて説明してください。

8. Cultural Sensitivity: Avoiding Misinterpretation　異文化理解：文化によって意味が異なったりする

異文化の読者に向けて書く場合：
– Avoid Idioms and Slang: 句動詞などのイディオムは使用しません。：ある文化では意味をなしている言い回しが、別の文化では混乱を招くことがあります。例えば、「hit the books（一生懸命に勉強する）」は非英語圏の文化ではうまく翻訳されない可能性があります。
– Be Mindful of Symbols: シンボルに留意する：色、動物、ジェスチャーは文化によって異なる意味を持を持つ場合があります。
– Consider Formatting: 書式の検討：日付の書式、測定単位、および通貨はローカライズする必要があります。
– Respectful Language: 敬語：異なる文化では不快または無神経と見なされる可能性がある用語に注意してください。

こういったことに注意を払うことで、テクニカルコミュニケーターは適切な文が書けるようになります。

このChatGPT 4.0の説明に対して、さらにもう少し質問したいことがありましたので、それを質問します。

2024/1/18 – 2回目

ChatGPTへの質問3

（原文はこちらへ）
　いろいろと教えてくれて、どうもありがとうございました。いろんなことを知っているのですね。感心しました。以下、あなたの説明に対する私のコメントです：

Brevityのところで、あなたは“Bullet Points and Lists”と書きましたが、これは“Itemization”とは書かないのですね。これは“Itemization”が、いわゆる“long word”で英語ネイティブ以外の読者には難しいからですか？どちらのほうが良いと思いますか？

ここで、このドキュメントの対象読者層を定義しておきます。
対象読者層は、世界の英語学習者層と英語ネイティブです。したがって、L1, L2, L3です。
また、年齢層は、eighth grade and upperです。この人たちにわかるように書いてください。

Logical Organization: Beyond the Basic Threeのところですが、情報を論理的に説明する手法は、あなたが挙げていた3つと私が挙げた3つで、計6種類あることになりました。これらの6種類は、すべてを同時にということはあり得ませんが、複数を組み合わせて使うこともできますよね。
“Parallelism”はどういうものかを説明するために定義づけたほうが良いと思います。以下の説明が良いと思いますが、いかがですか？
If two or more ideas are parallel, they are easier to grasp when expressed in parallel grammatical form. Single words should be balanced with single words, phrases with phrases, clauses with clauses. (ライティング時に２つまたはそれ以上の「並列」の項目がある場合は、文法構造も「並列」にしたほうが理解しやすい。単語には単語で、句には句で、節には節で表現すべきである)　A Writer’s Reference (Diana Hacker)
なにかより良い定義がありましたら、教えてください。

あなたは、7. Accessibility vs. Inclusive Designのところで、“alt text”という用語を使っていますが、“alternative text”としたほうが、世界の英語学習者向けには良いと思います。

あなたは、8. Cultural Sensitivity: Avoiding Misinterpretationのところで、Avoid Idioms and Slangとしています。私も賛成です。IdiomsやPhrasal verbsは、英語諸国の自国民の識字率を向上させるのには良いのでしょうが、世界中の人々を対象読者とするのであれば、IdiomsやPhrasal verbsの使用は厳に慎まなければいけません。)

ChatGPTからの回答3

(原文はこちらへ)
　思慮深いフィードバックとご質問をありがとうございました。それぞれのポイントを詳しく見てみましょう。

2. Brevity: “Bullet Points and Lists” vs. “Itemization”　簡潔さ：”Bullet Points and Lists”か”Itemization”か？

お互いに同じことを意味しているが、少し意味あいが少し異なります。

Bullet Points and Lists: 直接的でわかりやすく、世界中で通用します。
Itemization: これはフォーマルであり、非英語話者や若い人には通じにくいかもしれません。

結果、”Bullet Points and Lists”のほうが良いです。

4. Logical Organization: Combining Methods　情報を論理的に説明する手法は組み合わせて使用できる

6つの情報を論理的に説明する方法すべてを同時に使用することは不可能ですが、それらのいくつかを組み合わせることは非常に効果的です。例えば、ドキュメントが情報を階層的に整理した状態から開始して、時系列に沿った手順の説明に進み、最後に既知または未知の方法を使用して新しい概念を導入する場合があります。重要なのは、伝える情報や視聴者のニーズに最も適した方法または方法の組み合わせを選択することです。

6. Parallelism: Definition　パラレリズム：その定義

以下の定義に賛成します。
“If two or more ideas are parallel, they are easier to grasp when expressed in parallel grammatical form. Single words should be balanced with single words, phrases with phrases, clauses with clauses.” – Diana Hacker, “A Writer’s Reference”（(ライティング時に２つまたはそれ以上の「並列」の項目がある場合は、文法構造も「並列」にしたほうが理解しやすい。単語には単語で、句には句で、節には節で表現すべきである)

この定義は、並列性の本質を簡潔に捉え、理解を助ける文構造のバランスと対称性を強調しています。

7. Accessibility vs. Inclusive Design: “Alternative Text”　”alt text”について

「alt text」の代わりに「alternative text」を使用することは、実際にあなたの対象読者のためのより良い選択です。特に短縮形に慣れていない人にとっては、より記述的で即座に理解できます。

8. Cultural Sensitivity: Avoiding Idioms and Slang　異文化理解：句動詞などのイディオムの使用を避ける

明快で直接的な表現は、幅広い読者層にとって受け入れやすいです。世界中の人々を対象読者とするのであれば、IdiomsやPhrasal verbsは使用すべきではありません。

洞察に満ちたコメントをありがとうございます。対象となる視聴者のニーズに最も合うようにコミュニケーション戦略を洗練し、適応させることは常に有益です。効果的で包括的なテクニカルライティングのスタイルを作り出すためには、あなたの考え方が不可欠です。

まとめ

以上のとおり、ChatGPT 4.0が挙げてきたルールについて見てきました。

　”Itemization”(箇条書き)という用語は、その用語のとおり(Item+ize)簡潔に「箇条書き」を表現する用語として、これまでずっと使ってきました。ところが、ChatGPTによると「フォーマルであり、非英語話者や若い人には通じにくいかもしれない」ということでした。たしかに、そういう可能性もあると思いますので、これからは注意して使っていきたいと思います。

　Logical Organizationについては、元々ChatGPT 4.0が提案していた3種類の説明の順序と、私が挙げた３種類を合わせて大まかに6種類の説明の順序があるということになりました。私の提案をすぐに受け入れてくれて、ChatGPTはとても素直ですよね。

　AccessibilityのところでChatGPT 4.0が言っていた”alt text”とは、ウェブ上で置かれた画像を、視覚障がい者の方々のためにテキストで表していたもの(代替テキスト)のことです。”alternative text” の省略形です。”alt text”はウェブでは一般的になっているのかもしれませんが、一般社会ではまだまだ浸透し切っていないと思います。

　Cultural Sensitivity(異文化理解)のところでChatGPT 4.0が言っていた「句動詞などのイディオムは使用しない」ということは、コミュニケーションを促進するために重要なことです。英語学習者の中には、ほかの人が知らないようなイディオム表現を得意そうに自慢する人がいます。これはとんでもない考え違いです。ほかの人が知らないイディオム表現を使うと、相手から理解してもらえません。

　句動詞などのイディオム表現は、コミュニケーションを阻害するものでしかありません。英語圏で盛んになっているPlain Englis活動では、使用する用語数を減らすために、平易な単語を組み合わせてつくる句動詞などのイディオム表現の使用を促進していますが、これは自国民の識字率を上げるためのものだからです。国際舞台で読者数を増やしたいのであれば、句動詞などのイディオム表現の使用を禁止すべきです。

次回からは、私がテクニカルライティングのルールとして挙げたものでChatGPT 4.0が見落としていたものを取り上げて、ディスカッションしていきたいと思います。

（終わり- ChatGPT 4.0は、TCライティングに活用できるか？ – (2) ChatGPT4.0はTCについて何と答えるか？)